Gestão do tempo
A falta de tempo na nossa vida
profissional é, cada vez mais, um problema. Quantas vezes ouvimos as pessoas
dizer, por exemplo, que não têm tempo, que terão que fazer isto ou aquilo na
hora de almoço ou ao fim do dia, ou ainda, que um dia deveria ter 48 horas?
Não podemos alterar o número de horas
que um dia tem, mas podemos interferir na gestão do nosso tempo.
A utilidade da gestão do tempo
O que é essencial para um planejamento bem elaborado? Fique a saber! Um
planejamento elaborado detalhadamente dá respostas às seguintes perguntas:
Onde estamos agora?
Tem que partir da
situação atual.
Para onde temos que
ir?
Quais são os objetivos do projeto.
Como vamos atingir
os nossos objetivos?
O planejamento dirá o que deve ser feito. Se souber
para onde deve ir, saberá também onde concentrar esforços e o que pode ser
considerado irrelevante.
O que precisamos
para isso?
O planejamento produz uma lista detalhada dos
custos e do material necessário (tanto humano com logístico) para levar a
tarefa a bom termo.
A que temos que ter
atenção?
O planejamento toma todos os fatores em conta,
incluindo os que podem correr mal.
Podemos atacar de
várias maneiras?
Dá uma idéia das várias opções existentes em
simultâneo.
Quais são as conseqüências
quando a tarefa estiver executada?
Mostra claramente o impacto na empresa ou nos
colegas.
O objetivo é
proporcional ao esforço?
O planejamento avalia se os esforços, os custos e o
impacto valeram a pena.
Como controlar o
decurso?
Oferece uma idéia geral dos mecanismos
de controle necessários para estar em dia em relação ao plano (relatórios,
controle de qualidade, controle de custos, etc.).
Análise de tempo
como ponto de partida
Quando começar a delinear um projeto, comece por fazer uma análise
detalhada dos prazos envolvidos e a pensar qual a melhor forma de gerir o seu
tempo.
Claro que nem tudo vai correr como planejado: vai minimizar o tempo que
perdeu numa reunião por estar discutindo
assuntos fora do contexto ou o tempo que gastou à procura de uma determinada
pasta, por exemplo. Ninguém gosta de admitir que uma parte do seu dia de
trabalho é desperdiçada com atividades pouco produtivas e talvez nem se
aperceba que todos os dias há momentos em que as coisas não correm bem.
Contudo, quem quer esforçar-se para conseguir uma melhor gestão do
tempo, terá que manter uma agenda. Assinale as tarefas que vai realizando e o
tempo que perde com elas. Tome nota, também, de quais as alturas do dia em que
se sente mais produtivo.
A intenção é verificar, depois, o que fez e quanto tempo demorou a
fazê-lo. Vai ficar admirado ao descobrir que, inesperadamente, perde muito
tempo com coisas como ler o seu e-mail, ir a reuniões ou fazer coisas que os
colegas lhe pedem.
A partir da sua análise do tempo poderá estabelecer uma hierarquia de
tarefas. Esta hierarquia deve contemplar não só a importância das tarefas mas
também o seu ritmo de trabalho pessoal.
Planejar
Um bom planejamento ajuda a gastar o
seu tempo de forma mais útil. Um planejamento é, na sua forma mais rudimentar,
uma lista das tarefas para fazer com pormenores sobre a importância das mesmas
ou a altura em que vai executá-las. Quando tiver que realizar um projeto
importante e de grandes dimensões, substitua a sua pequena lista por um
documento de trabalho mais elaborado.
Um planejamento ajuda a manter uma idéia dos seus objetivos e das
tarefas que ainda tem que executar para atingir esses mesmos objetivos.
Que um bom planejamento
garante um melhor resultado não se discute. Contudo, muitas vezes, ainda não
lhe é dada a devida atenção.
Quais as razões possíveis:
Cultura empresarial:
O planejamento é, muitas vezes, considerado uma perda de tempo. Ele exige tempo
e dinheiro.
Hierarquia de
tarefas
Se passar os olhos pelas tarefas que
ainda tem por fazer, poderá certamente estabelecer uma hierarquia.
É importante distribuir os diferentes tipos de tarefas ao longo do dia.
Acredite que é mais eficiente do que tentar sistematicamente acabar um único
tipo de tarefas. Assim, pode alternar entre a alta concentração (A e B) para
momentos de esforços mais ligeiros (C). A hierarquia de tarefas não é uma
estrutura rígida: as tarefas podem mudar de grau de importância por causa de
informações que vão chegando ou alterações imprevistas.
Por exemplo: imagine que amanhã
tem que entregar um relatório ao seu chefe. O relatório passa a ser menos
urgente quando ele adoeceu, de repente, com gripe.
A divisão das tarefas não quer dizer que a quantidade delas vá diminuir.
Vai continuar, muitas vezes, a ser soterrado pela quantidade de trabalho que
lhe aparece. Nestas alturas, faça uma lista dos deadlines. Este trabalhinho
tem, por si só, um efeito terapêutico e dar-lhe-á também uma visão global, pelo
que as soluções se tornam claras. Se nem o resumo dos "deadlines" lhe
traz consolação, terá que riscar as tarefas C e B.
Esta maneira de trabalhar é também útil para as pessoas que estão sempre
muito ocupadas. Parar um instante para fazer um resumo das suas atividades e
para planejar as coisas, tem um efeito psicológico: dá-lhe a sensação que tem
tudo sob controle.
Ritmo de Trabalho
Cada pessoa tem o seu próprio relógio
interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar cansado, sentir-se
bem ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal. Se quiser trabalhar
com eficácia, tente conhecer bem o seu próprio ritmo.
Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele.
Independentemente de ser um dos dois tipos, o seu nível de energia e de
performance flutuam ao longo do dia inteiro. Convém descobrir quando você
funciona otimamente e quando funciona menos bem. Divida o seu dia com base
nisso: faz as tarefas mais difíceis quando estiver com mais energia e as
tarefas fáceis ou de rotina ficam para quando estiver mais cansado e sonolento
(depois de almoço, por exemplo).
O seu padrão de energia é, em grande medida, também determinado pela sua alimentação:
O seu padrão de energia é, em grande medida, também determinado pela sua alimentação:
Reuniões produtivas
Não o podemos repetir vezes
suficientes: fazer reuniões é um dos grandes passatempos dentro da vida
empresarial. Admitimos que as reuniões podem ser muito úteis quando se trata de
informar ou de tomar uma decisão. Mas, muitas vezes, consomem tempo, o seu e o
dos outros participantes, sem produzir resultados.
Reuniões a diferentes vozes
Hoje
é dia de reunião! Como são as suas reuniões de trabalho? Produtivas e
divertidas ou frustrantes e autênticas perdas de tempo? Conseguem ouvir e
aceitar idéias divergentes sem derrubar a mesa?
Quando pensar em agendar uma reunião pense
também em distribuir responsabilidades a cada um dos colaboradores que vai
estar presente. Deste modo, consegue evitar que falem todos ao mesmo tempo e
sobre o mesmo assunto. É importante conhecer as idéias próprias dos seus
empregados, mas tem outras maneiras para o fazer, sem prejudicar uma reunião
que está definida para tratar de determinadas questões. Isto consegue-se
facilmente com um pouco de organização. O problema maior coloca-se quando,
entre os seus colaboradores, existem estilos de comunicação muito diferentes.
A forma de comunicar é o fator essencial
para se conseguir ter uma "REUNIÃO", na
verdadeira acepção da palavra. Ou seja, aproveitar determinado período de tempo
para organizar projetos, reunir informação e construir uma interação e
proximidade entre todos os colaboradores, com sucesso. Concretizar este objetivo
é, por vezes, difícil porque todos nascemos da mesma forma, mas nem todos
vivemos e aprendemos as mesmas coisas. Falamos de cultura! Se a diversidade
contribui para o nosso enriquecimento, estilos de comunicação diferentes também
podem criar dificuldades e até mal-entendidos numa reunião, quando o objetivo é
chegar-se a um consenso.
Se analisarmos apenas o comportamento do
homem e da mulher durante já somos capazes de perceber a existência destas
diferenças. Dedique algum tempo e aperceba-se das atitudes e posições que cada
um deles toma. Por exemplo, é quase regra geral que o homem interrompe mais
vezes a reunião do que a mulher. Este fator não é necessariamente negativo,
apenas quando essas interrupções acabam por perturbar, interferindo com a
comunicação e impossibilitando aos outros de contribuir para a reunião. Em
algumas culturas, como por exemplo as asiáticas, o ato de interromper alguém
que está a falar, durante uma reunião, é considerado má educação e falta de
respeito. Outras situações problemáticas surgem quando existem colaboradores
estrangeiros ou com "sotaques" que dificultam a clareza da
comunicação. Nestes casos, o medo de serem incompreendidos pode dificultar
ainda mais a reunião. Procure dar atenção e espaço para eles transmitirem as
suas idéias.
No fundo, encontrar uma forma para
compatibilizar essas diferenças é o ideal. Sugerimos-lhe três posturas que deve
tomar, a partir do momento em que tomar consciência deste problema:
Todos participam!
Dê oportunidade a
cada um para participar na reunião. Para que não haja confusões e falem todos
ao mesmo tempo, no dia em que marcar a reunião refira os assuntos que vão ser
tratados e o que quer ouvir de cada um dos colaboradores. Deste modo, podem
preparar com "cabeça, tronco e membros" os comentários a fazer e
todos têm um espaço e tempo formal para comunicar, sem desrespeitar a comunicação
dos outros.
Cada um é responsável!
Se são avisados que
têm de fazer uma comunicação durante a reunião, os seus colaboradores ficam
responsáveis por ela e o melhor é mesmo serem originais. Procure que adotem um
estilo de comunicação que aumente a produtividade da reunião e a torne mais
criativa. Há idéias boas que não despertam a atenção pelo simples fato da forma
como foram transmitidas. Facilite a vida aos seus colegas, tornando-se
compreensível - se eles compreendem contribui para o sucesso da reunião e, quem
sabe, das suas idéias.
Poucas interrupções e distrações!
Não pode permitir
que a atenção se perca, por isso tente agarrá-la a todo o custo, criando formas
criativas para minimizar as interrupções e distrações. Por exemplo, estabeleça
uma multa para quem interromper um colega que está a falar. É uma idéia
divertida e pode dar resultados!
O importante é criar um ambiente agradável
e receptivo às idéias de todos. Se sentem que são ouvidos, mais motivação têm
para apresentar pequenas questões que se podem revelar importantes. As
diferentes vozes ou os diferentes estilos de comunicação podem tornar-se uma
verdadeira fonte de riqueza!
Dicas
- Faça diariamente uma lista
das coisas a fazer, para não perder tempo
tentando lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que é
prioritário nesse dia.
- Evite fazer duas ou três
coisas ao mesmo tempo. Vai perder tempo a alternar as várias tarefas e a
retomá-las onde tinha parado.
- Seja realista ao estabelecer
deadlines, para si e também para os seus colaboradores. Um deadline,
supostamente, deve estimular, não estressar.
- Simplifique a sua vida.
Talvez não seja necessário ler o jornal todos os dias de uma ponta à outra
ou participar em todas as reuniões do departamento de marketing.
- Tenha a coragem de tirar
umas férias e de descontrair.
- Introduza tempo para pensar,
para desenvolver novas projetos ou para organizar as suas idéias.
- Se não quer prolongar uma
conversa desnecessariamente, não faça perguntas abertas.
- Convém fazer as coisas que
não gosta de fazer quando estiver bem disposto. Evite fazê-las quando
estiver cansado.
- Tente chegar na horas às
reuniões.
- Dê a si mesmo mais algum
tempo delegando algumas tarefas a outras pessoas.
- Não tem que ler tudo de uma
ponta a outra. Aprenda a ler na diagonal.
Dicas específicas para o seu ambiente de trabalho
Pode ter uma relação excelente com os colegas, mas às vezes não quer
mesmo ser incomodado. Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiões.
Se trabalhar num espaço aberto, pode fazer entender de forma não verbal que
está ocupado, não se dirigindo ao seu colega ou evitando, por exemplo, contato
visual. Claro que, se não conseguir, pode simplesmente dizê-lo.
- Atenção com os 'post-it'
(autocolantes). Perdem-se com facilidade e só o fazem perder tempo a
tentar descobrir novamente o que era que não podia esquecer ou a quem
devia telefonar sem falta.
- Aponte os seus encontros
imediatamente na sua agenda. Mencione a hora exata, a morada e o nº de
telefone. Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo.
- Coloque em cima da secretária somente
as coisas com as quais está a trabalhar naquela altura. Papéis de reuniões
que já foram feitas ou dossiês que só no próximo mês vão ser reativados
devem ficar no armário ou na gaveta.
- Uma secretária desarrumada reflete
um caráter não estruturado. Talvez não para si pessoalmente mas sim para
as pessoas estranhas que não o conhecem ou com as quais vai reunir mais
tarde.
- Tente arrumar as coisas todos os
dias. Assim evita que os papeis inúteis se amontoem.
- Evite juntar demasiado correio.
Veja diariamente os documentos que dão entrada e arrume-os conforme a
urgência ou coloque-os fora quando já não precisa deles.
- Não guarde os documentos de
qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder
encontrá-los facilmente.
- Tenha coragem para colocar o telefone
fora do descanso.
- Um documento que hoje é inútil,
provavelmente vai continuar inútil amanhã. Ouse colocar fora algumas
coisas em vez de arquivá-las desnecessariamente.
Organize-se!
Você tem a sensação que lhe falta sempre tempo? Está convicto que tem sempre coisas de mais para fazer? Não consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho? Não consegue ter o trabalho em dia? Respondeu-se que sim à maioria destas questões, então chegou a hora de dizer basta!
Você tem a sensação que lhe falta sempre tempo? Está convicto que tem sempre coisas de mais para fazer? Não consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho? Não consegue ter o trabalho em dia? Respondeu-se que sim à maioria destas questões, então chegou a hora de dizer basta!
10.
Saiba como processar o seu trabalho de maneira
diferente e multiplicar a sua produtividade pessoal.
A organização é um suporte fundamental para o seu desenvolvimento
profissional. A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua
profissão, mas são poucas as que sabem trabalhar de modo eficiente e eficaz. Quer
organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver? Saiba como seguindo algumas
das nossas sugestões.
Faça agora
Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. Se fizer tudo, o que tiver
para fazer, naquele preciso momento, vai ver que consegue ganhar mais tempo
para fazer outras coisas. Não acumule coisas. Coloque os atrasos em dia. Os
trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. Eliminá-los reduz a sua
carga de trabalho em muito. Reserve todos os dias um tempo para despachar um
deles.
Seja organizado
Não seja desorganizado, Olhe para a sua secretária e decida o que
guardar e o que colocar fora. Você pode utilizar o computador para armazenar
documentos e papéis que lhe sejam úteis.
Saiba gerir o seu tempo
Não perca muito tempo com assuntos de pouca importância. Como se costuma
dizer "tempo é dinheiro", por isso despenda apenas tempo para
assuntos de alguma importância.
Faça planos
O planejamento serve para você saber quais são as suas atividades para o
dia-a-dia e a longo prazo. Para se organizar mais facilmente, divida-o em três
categorias:
Plano diário: Todas as manhãs dedique algum tempo ao planejamento
das suas atividades. Divida o trabalho da semana em partes que possam ser
executadas em cada dia. Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia;
Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes
de trabalho, a sua agenda, as tarefas pendentes. Reserve tempo para trabalhos
inesperados que surjam;
Plano mensal: O plano mensal é composto pelos eventos mais
importantes do mês seguinte e dá-lhe uma visão geral que tornará o planejamento
semanal mais eficiente;
Se você planejar bem os seus compromissos, vai ver que consegue um
tempinho livre para si e assim poderá aproveitá-lo da maneira que pretender.
Certifique-se que deixa tudo funcional
A manutenção faz parte do ciclo do trabalho. Sempre
que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar. Quando
utilizar uma coisa, certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores.
Por exemplo, se uma fotocopiadora ficar sem papel enquanto estiver a tirar
cópias, abasteça a máquina com papel suficiente para si e para os que virão a
seguir. Se o seu grampeador estiver vazio, coloque grampos imediatamente. Não deixe para mais tarde,
aquilo que pode fazer de imediato.
Organização é algo que pode ser aprendido. A parte mais difícil é quebrar velhos hábitos adquiridos durante toda a vida. A chave para uma melhor organização é começar por pequenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que irá notar e continuar, motivado.
Organização é algo que pode ser aprendido. A parte mais difícil é quebrar velhos hábitos adquiridos durante toda a vida. A chave para uma melhor organização é começar por pequenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que irá notar e continuar, motivado.
Se implementar estas idéias, irá ver-se livre do
caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida. Uma vez que tiver começado,
continue. Tornar-se organizado é o primeiro passo, seguido de persistência. Por
isso, comece hoje!
Pesquisado em 16/07/07 às 14:36hs no site: