terça-feira, 27 de novembro de 2012


Gestão do tempo

A falta de tempo na nossa vida profissional é, cada vez mais, um problema. Quantas vezes ouvimos as pessoas dizer, por exemplo, que não têm tempo, que terão que fazer isto ou aquilo na hora de almoço ou ao fim do dia, ou ainda, que um dia deveria ter 48 horas?

Não podemos alterar o número de horas que um dia tem, mas podemos interferir na gestão do nosso tempo.

 

A utilidade da gestão do tempo

O que é essencial para um planejamento bem elaborado? Fique a saber! Um planejamento elaborado detalhadamente dá respostas às seguintes perguntas:

*      Onde estamos agora?

              Tem que partir da situação atual.

*      Para onde temos que ir?

Quais são os objetivos do projeto.

*      Como vamos atingir os nossos objetivos?

O planejamento dirá o que deve ser feito. Se souber para onde deve ir, saberá também onde concentrar esforços e o que pode ser considerado irrelevante.

*      O que precisamos para isso?

O planejamento produz uma lista detalhada dos custos e do material necessário (tanto humano com logístico) para levar a tarefa a bom termo.

*      A que temos que ter atenção?

O planejamento toma todos os fatores em conta, incluindo os que podem correr mal.

*      Podemos atacar de várias maneiras?

Dá uma idéia das várias opções existentes em simultâneo.

*      Quais são as conseqüências quando a tarefa estiver executada?

Mostra claramente o impacto na empresa ou nos colegas.

*      O objetivo é proporcional ao esforço?

O planejamento avalia se os esforços, os custos e o impacto valeram a pena.

*      Como controlar o decurso?

              Oferece uma idéia geral dos mecanismos de controle necessários para estar em dia em relação ao plano (relatórios, controle de qualidade, controle de custos, etc.).

 

Análise de tempo como ponto de partida

Quando começar a delinear um projeto, comece por fazer uma análise detalhada dos prazos envolvidos e a pensar qual a melhor forma de gerir o seu tempo.

Claro que nem tudo vai correr como planejado: vai minimizar o tempo que perdeu numa reunião por estar  discutindo assuntos fora do contexto ou o tempo que gastou à procura de uma determinada pasta, por exemplo. Ninguém gosta de admitir que uma parte do seu dia de trabalho é desperdiçada com atividades pouco produtivas e talvez nem se aperceba que todos os dias há momentos em que as coisas não correm bem.

Contudo, quem quer esforçar-se para conseguir uma melhor gestão do tempo, terá que manter uma agenda. Assinale as tarefas que vai realizando e o tempo que perde com elas. Tome nota, também, de quais as alturas do dia em que se sente mais produtivo.

A intenção é verificar, depois, o que fez e quanto tempo demorou a fazê-lo. Vai ficar admirado ao descobrir que, inesperadamente, perde muito tempo com coisas como ler o seu e-mail, ir a reuniões ou fazer coisas que os colegas lhe pedem.

A partir da sua análise do tempo poderá estabelecer uma hierarquia de tarefas. Esta hierarquia deve contemplar não só a importância das tarefas mas também o seu ritmo de trabalho pessoal.

 

 

 

Planejar

Um bom planejamento ajuda a gastar o seu tempo de forma mais útil. Um planejamento é, na sua forma mais rudimentar, uma lista das tarefas para fazer com pormenores sobre a importância das mesmas ou a altura em que vai executá-las. Quando tiver que realizar um projeto importante e de grandes dimensões, substitua a sua pequena lista por um documento de trabalho mais elaborado.

Um planejamento ajuda a manter uma idéia dos seus objetivos e das tarefas que ainda tem que executar para atingir esses mesmos objetivos.

Quais são os elementos essenciais de um planejamento?

Por quê é que o planejamento é muitas vezes ignorado?

Conheçe a resposta a estas perguntas?

Porquê é que o planejamento é muitas vezes ignorado?

*      Que um bom planejamento garante um melhor resultado não se discute. Contudo, muitas vezes, ainda não lhe é dada a devida atenção.

*      Quais as razões possíveis:

*      Cultura empresarial: O planejamento é, muitas vezes, considerado uma perda de tempo. Ele exige tempo e dinheiro.

Estrutura de recompensa dentro da empresa: Por vezes uma empresa parte do princípio que a boa execução de uma tarefa é evidente e não dá, por isso, nenhuma atenção especial ao fato. Um insucesso, pelo contrário, é punido. Esta abordagem pode conduzir a situações em que as pessoas preferem não fazer uma coisa do que tentar fazê-la com o risco de falhar.

Combate aos "incêndios": Pode-se comparar com um bombeiro que está permanentemente a apagar os fogos mas não tem tempo para dar atenção à prevenção de incêndios. Acontece que as empresas estão tão ocupadas a corrigir certas situações, ou a manter a sua organização a funcionar, que simplesmente não há tempo para um planejamento.

Fatores individuais: As pessoas não vêem a utilidade de um planejamento, não querem gastar tempo com ele, não querem mudar a sua maneira de trabalhar, partem do princípio que já não precisam dele porque já levaram várias tarefas difíceis a bom termo, não conhecem a técnica, etc.

Hierarquia de tarefas

Se passar os olhos pelas tarefas que ainda tem por fazer, poderá certamente estabelecer uma hierarquia.

Tarefas A - são urgentes e importantes e exigem atenção ou execução imediata. Decida que vai realizar pelo menos duas delas por dia, por exemplo.

Tarefas B - são importantes mas não há pressa, ou devem ser feitas com brevidade mas não haverá nenhuma crise se não for já. Geralmente, são as tarefas B que ocupam a maior parte do seu tempo diário.

Tarefas C - são as mais baixas na hierarquia. São as chamadas tarefas de rotina, que exigem um mínimo de concentração, mas não são verdadeiramente importantes ou urgentes. Essas tarefas podem ficar por fazer até à última.

É importante distribuir os diferentes tipos de tarefas ao longo do dia. Acredite que é mais eficiente do que tentar sistematicamente acabar um único tipo de tarefas. Assim, pode alternar entre a alta concentração (A e B) para momentos de esforços mais ligeiros (C). A hierarquia de tarefas não é uma estrutura rígida: as tarefas podem mudar de grau de importância por causa de informações que vão chegando ou alterações imprevistas.

Por exemplo: imagine que amanhã tem que entregar um relatório ao seu chefe. O relatório passa a ser menos urgente quando ele adoeceu, de repente, com gripe.

A divisão das tarefas não quer dizer que a quantidade delas vá diminuir. Vai continuar, muitas vezes, a ser soterrado pela quantidade de trabalho que lhe aparece. Nestas alturas, faça uma lista dos deadlines. Este trabalhinho tem, por si só, um efeito terapêutico e dar-lhe-á também uma visão global, pelo que as soluções se tornam claras. Se nem o resumo dos "deadlines" lhe traz consolação, terá que riscar as tarefas C e B.

Esta maneira de trabalhar é também útil para as pessoas que estão sempre muito ocupadas. Parar um instante para fazer um resumo das suas atividades e para planejar as coisas, tem um efeito psicológico: dá-lhe a sensação que tem tudo sob controle.

 

 

Ritmo de Trabalho

Cada pessoa tem o seu próprio relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Ficar cansado, sentir-se bem ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal. Se quiser trabalhar com eficácia, tente conhecer bem o seu próprio ritmo.

Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele.

Pessoas madrugadoras: você é o tipo de pessoa que salta da cama nas primeiras horas da manhã, cheia de energia e entusiasmo? Então é muito provável que consiga trabalhar muito, e eficientemente, logo de manhã cedo.

Pessoas notívagas: você é, pelo contrário, o tipo de pessoa que só ganha consciência das horas depois do despertador tocar e após vários cafés fortes? Deixe as tarefas difíceis ou as reuniões e encontros importantes para o fim da manhã ou mesmo para a tarde.

Independentemente de ser um dos dois tipos, o seu nível de energia e de performance flutuam ao longo do dia inteiro. Convém descobrir quando você funciona otimamente e quando funciona menos bem. Divida o seu dia com base nisso: faz as tarefas mais difíceis quando estiver com mais energia e as tarefas fáceis ou de rotina ficam para quando estiver mais cansado e sonolento (depois de almoço, por exemplo).
O seu padrão de energia é, em grande medida, também determinado pela sua alimentação:

Convém iniciar o dia com um bom pequeno almoço. Para muitos isto parece uma missão impossível. Mas vamos ainda mais longe: tome-o sentado. Basta levantar-se dez minutinhos mais cedo!

Opte por um almoço ligeiro. Se comer uma refeição pesada, a sua digestão vai exigir sangue extra, sangue que, de fato, necessita para que o seu cérebro funcione bem. Daí a sensação de moleza e de sonolência que ataca muitos de nós logo a seguir ao almoço. Nem precisará dizer-se que este efeito piora se beber álcool.

Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir/evitar insônias e irritabilidade.

Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nível de energia baixar drasticamente à noite. Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorará muito. Tente sair do escritório, depois de um dia de trabalho, com uma disposição positiva. É melhor fechar a porta atrás de si com a idéia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fechá-la apressadamente porque amanhã ainda vai ter muito que fazer. Para muitos de nós, parece uma tarefa impossível mas seria melhor não pensar no trabalho durante as últimas duas horas antes de ir dormir. Tente!

 

Reuniões produtivas

Não o podemos repetir vezes suficientes: fazer reuniões é um dos grandes passatempos dentro da vida empresarial. Admitimos que as reuniões podem ser muito úteis quando se trata de informar ou de tomar uma decisão. Mas, muitas vezes, consomem tempo, o seu e o dos outros participantes, sem produzir resultados.

Faça uma reunião apenas quando for realmente necessário. Muitas vezes as reuniões são feitas apenas por hábito. Faça-a quando for relevante ou regularmente para fazer um ponto da situação.

Elabore uma ordem de trabalho com antecedência. Comunique-a com antecedência às pessoas que convocou para a reunião para estas se poderem preparar. Tente também respeitar a ordem do dia, evitando assim grandes divagações.

Reunir durante demasiado tempo não serve de nada. A concentração dos participantes desaparece depois de 75 minutos. Se ficar preso numa reunião 'maratona', tente introduzir intervalos regulares.

Tente começar a tempo, mesmo se ainda faltam algumas pessoas.

Pode jogar com o "timing" dependendo do tipo de pessoas com as quais vai reunir. Se souber que os participantes têm a tendência de se alargarem sobre os assuntos, marque a reunião para pouco antes do almoço ou para o fim do dia. Se são pessoas que nunca são pontuais, marque para uma hora estranha, por exemplo 17 minutos depois de uma hora, para despertar a pontualidade.

Mantenha o número de participantes limitado. Quantas mais pessoas, mais visões diferentes. Aliás, pessoas que não fazem verdadeiramente falta na reunião só iriam perder tempo. O mesmo é válido para si mesmo: se não faz falta, não vá. Se necessário, peça um relatório depois.

Transforme num hábito fazer um resumo de tudo e repetir rapidamente o plano de ação no fim da reunião. Assim, todos ficarão  sabendo quem está a fazer o quê. Um relatório da reunião pode ajudar.

Evite que as pessoas repitam o que outros já disseram. Indique alguém para conduzir a reunião na direção correta. Seja você mesmo, curto, conciso e vá direto ao assunto.

Se quiser acelerar o ritmo, pode pedir a um colega para o chamar depois de uma hora para um suposto assunto 'urgente'. Assim, mostra que o seu tempo é precioso e que não pode passar demasiado tempo numa reunião.

Reuniões a diferentes vozes

Hoje é dia de reunião! Como são as suas reuniões de trabalho? Produtivas e divertidas ou frustrantes e autênticas perdas de tempo? Conseguem ouvir e aceitar idéias divergentes sem derrubar a mesa?

Quando pensar em agendar uma reunião pense também em distribuir responsabilidades a cada um dos colaboradores que vai estar presente. Deste modo, consegue evitar que falem todos ao mesmo tempo e sobre o mesmo assunto. É importante conhecer as idéias próprias dos seus empregados, mas tem outras maneiras para o fazer, sem prejudicar uma reunião que está definida para tratar de determinadas questões. Isto consegue-se facilmente com um pouco de organização. O problema maior coloca-se quando, entre os seus colaboradores, existem estilos de comunicação muito diferentes.

A forma de comunicar é o fator essencial para se conseguir ter uma "REUNIÃO", na verdadeira acepção da palavra. Ou seja, aproveitar determinado período de tempo para organizar projetos, reunir informação e construir uma interação e proximidade entre todos os colaboradores, com sucesso. Concretizar este objetivo é, por vezes, difícil porque todos nascemos da mesma forma, mas nem todos vivemos e aprendemos as mesmas coisas. Falamos de cultura! Se a diversidade contribui para o nosso enriquecimento, estilos de comunicação diferentes também podem criar dificuldades e até mal-entendidos numa reunião, quando o objetivo é chegar-se a um consenso.

Se analisarmos apenas o comportamento do homem e da mulher durante já somos capazes de perceber a existência destas diferenças. Dedique algum tempo e aperceba-se das atitudes e posições que cada um deles toma. Por exemplo, é quase regra geral que o homem interrompe mais vezes a reunião do que a mulher. Este fator não é necessariamente negativo, apenas quando essas interrupções acabam por perturbar, interferindo com a comunicação e impossibilitando aos outros de contribuir para a reunião. Em algumas culturas, como por exemplo as asiáticas, o ato de interromper alguém que está a falar, durante uma reunião, é considerado má educação e falta de respeito. Outras situações problemáticas surgem quando existem colaboradores estrangeiros ou com "sotaques" que dificultam a clareza da comunicação. Nestes casos, o medo de serem incompreendidos pode dificultar ainda mais a reunião. Procure dar atenção e espaço para eles transmitirem as suas idéias.

No fundo, encontrar uma forma para compatibilizar essas diferenças é o ideal. Sugerimos-lhe três posturas que deve tomar, a partir do momento em que tomar consciência deste problema:

*      Todos participam!

Dê oportunidade a cada um para participar na reunião. Para que não haja confusões e falem todos ao mesmo tempo, no dia em que marcar a reunião refira os assuntos que vão ser tratados e o que quer ouvir de cada um dos colaboradores. Deste modo, podem preparar com "cabeça, tronco e membros" os comentários a fazer e todos têm um espaço e tempo formal para comunicar, sem desrespeitar a comunicação dos outros.

*      Cada um é responsável!

Se são avisados que têm de fazer uma comunicação durante a reunião, os seus colaboradores ficam responsáveis por ela e o melhor é mesmo serem originais. Procure que adotem um estilo de comunicação que aumente a produtividade da reunião e a torne mais criativa. Há idéias boas que não despertam a atenção pelo simples fato da forma como foram transmitidas. Facilite a vida aos seus colegas, tornando-se compreensível - se eles compreendem contribui para o sucesso da reunião e, quem sabe, das suas idéias.

*      Poucas interrupções e distrações!

Não pode permitir que a atenção se perca, por isso tente agarrá-la a todo o custo, criando formas criativas para minimizar as interrupções e distrações. Por exemplo, estabeleça uma multa para quem interromper um colega que está a falar. É uma idéia divertida e pode dar resultados!

O importante é criar um ambiente agradável e receptivo às idéias de todos. Se sentem que são ouvidos, mais motivação têm para apresentar pequenas questões que se podem revelar importantes. As diferentes vozes ou os diferentes estilos de comunicação podem tornar-se uma verdadeira fonte de riqueza!

Dicas

  1. Faça diariamente uma lista das coisas a fazer, para não perder tempo  tentando lembrar-se o que ainda tem para fazer ou o que é prioritário nesse dia.
  2. Evite fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo. Vai perder tempo a alternar as várias tarefas e a retomá-las onde tinha parado.
  3. Seja realista ao estabelecer deadlines, para si e também para os seus colaboradores. Um deadline, supostamente, deve estimular, não estressar.
  4. Simplifique a sua vida. Talvez não seja necessário ler o jornal todos os dias de uma ponta à outra ou participar em todas as reuniões do departamento de marketing.
  5. Tenha a coragem de tirar umas férias e de descontrair.
  6. Introduza tempo para pensar, para desenvolver novas projetos ou para organizar as suas idéias.
  7. Se não quer prolongar uma conversa desnecessariamente, não faça perguntas abertas.
  8. Convém fazer as coisas que não gosta de fazer quando estiver bem disposto. Evite fazê-las quando estiver cansado.
  9. Tente chegar na horas às reuniões.
  10. Dê a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas a outras pessoas.
  11. Não tem que ler tudo de uma ponta a outra. Aprenda a ler na diagonal.

Dicas específicas para o seu ambiente de trabalho

Pode ter uma relação excelente com os colegas, mas às vezes não quer mesmo ser incomodado. Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiões. Se trabalhar num espaço aberto, pode fazer entender de forma não verbal que está ocupado, não se dirigindo ao seu colega ou evitando, por exemplo, contato visual. Claro que, se não conseguir, pode simplesmente dizê-lo.

  1. Atenção com os 'post-it' (autocolantes). Perdem-se com facilidade e só o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que não podia esquecer ou a quem devia telefonar sem falta.
  2. Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda. Mencione a hora exata, a morada e o nº de telefone. Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo.
  3. Coloque em cima da secretária somente as coisas com as quais está a trabalhar naquela altura. Papéis de reuniões que já foram feitas ou dossiês que só no próximo mês vão ser reativados devem ficar no armário ou na gaveta.
  4. Uma secretária desarrumada reflete um caráter não estruturado. Talvez não para si pessoalmente mas sim para as pessoas estranhas que não o conhecem ou com as quais vai reunir mais tarde.
  5. Tente arrumar as coisas todos os dias. Assim evita que os papeis inúteis se amontoem.
  6. Evite juntar demasiado correio. Veja diariamente os documentos que dão entrada e arrume-os conforme a urgência ou coloque-os fora quando já não precisa deles.
  7. Não guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo para depois poder encontrá-los facilmente.
  8. Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso.
  9. Um documento que hoje é inútil, provavelmente vai continuar inútil amanhã. Ouse colocar fora algumas coisas em vez de arquivá-las desnecessariamente.

 

Organize-se!

Você tem a sensação que lhe falta sempre tempo? Está convicto que tem sempre coisas de mais para fazer? Não consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho? Não consegue ter o trabalho em dia? Respondeu-se que sim à maioria destas questões, então chegou a hora de dizer basta!

10.   Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pessoal. 

A organização é um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional. A maioria das pessoas foi formada para desempenhar a sua profissão, mas são poucas as que sabem trabalhar de modo eficiente e eficaz. Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver? Saiba como seguindo algumas das nossas sugestões.

Faça agora

Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje. Se fizer tudo, o que tiver para fazer, naquele preciso momento, vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas. Não acumule coisas. Coloque os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra. Eliminá-los reduz a sua carga de trabalho em muito. Reserve todos os dias um tempo para despachar um deles.

 

Seja organizado

Não seja desorganizado, Olhe para a sua secretária e decida o que guardar e o que colocar fora. Você pode utilizar o computador para armazenar documentos e papéis que lhe sejam úteis.

Saiba gerir o seu tempo

Não perca muito tempo com assuntos de pouca importância. Como se costuma dizer "tempo é dinheiro", por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importância.

Faça planos

O planejamento serve para você saber quais são as suas atividades para o dia-a-dia e a longo prazo. Para se organizar mais facilmente, divida-o em três categorias:

*      Plano diário: Todas as manhãs dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades. Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia. Acompanhe o progresso do plano ao longo do dia;

*      Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho, a sua agenda, as tarefas pendentes. Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam;

*      Plano mensal: O plano mensal é composto pelos eventos mais importantes do mês seguinte e dá-lhe uma visão geral que tornará o planejamento semanal mais eficiente;

Se você planejar bem os seus compromissos, vai ver que consegue um tempinho livre para si e assim poderá aproveitá-lo da maneira que pretender.

Certifique-se que deixa tudo funcional

A manutenção faz parte do ciclo do trabalho. Sempre que concluir uma tarefa coloque as coisas de novo no seu devido lugar. Quando utilizar uma coisa, certifique-se que esta fica apta para outros utilizadores. Por exemplo, se uma fotocopiadora ficar sem papel enquanto estiver a tirar cópias, abasteça a máquina com papel suficiente para si e para os que virão a seguir. Se o seu grampeador estiver vazio, coloque grampos  imediatamente. Não deixe para mais tarde, aquilo que pode fazer de imediato.
Organização é algo que pode ser aprendido. A parte mais difícil é quebrar velhos hábitos adquiridos durante toda a vida. A chave para uma melhor organização é começar por pequenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que irá notar e continuar, motivado.

Se implementar estas idéias, irá ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua vida. Uma vez que tiver começado, continue. Tornar-se organizado é o primeiro passo, seguido de persistência. Por isso, comece hoje!

 

Pesquisado em 16/07/07 às 14:36hs no site: